Brak synchronizacji stanów magazynowych pomiędzy sklepem internetowym a fizycznym magazynem zarządzanym przez system ERP, to częsty problem. Szczególnie jeśli w sklepie online sprzedawanych jest bardzo dużo produktów to ręczne wprowadzanie dostępnej ilości produktów jest szczególnie kłopotliwe, czasochłonne i nie pozbawione błędów. Brak wiarygodnej informacji, rozbieżności pomiędzy ilością oferowanych produktów a rzeczywistym stanem magazynowym są źródłem wielu kłopotów ponieważ użytkownik może zakupić produkt jakiego fizycznie nie ma w magazynie. Również tracimy potencjalne przychody ponieważ pojawienie się towaru na magazynie może niezwłocznie udostępnić go do sprzedaży w internecie. Na szczęście istnieje rozwiązanie polegające na uruchomieniu automatycznej synchronizacji dostępnej ilości produktów pomiędzy magazynem (magazynami) obsługiwanymi w programie finansowo-księgowym ERP a sklepem w WooCommerce.
Jeśli w twojej firmie używacie systemu ERP np: ODL PolkaSQL i zastanawiacie się nad integracją ze sklepem internetowym WooCommerce to ten artykuł przedstawia dostępne (w momencie pisania artykułu) opcje na wykonanie synchronizacji stanów magazynowych z WooCommerce. W opisywanym scenariuszu zakładamy, że potrzebujemy synchronizować stany magazynowe oraz przesyłać zamówienia ze sklepu internetowego do ERP.
Jakie parametry należy uwzględnić dobierając rozwiązanie integracyjne:
- zakres synchronizacji (jakie pola będziemy synchronizować)
- ilości synchronizowanych produktów
- który system jest nadrzędny
- ilości transakcji
- akceptowalne opóźnienie czasowe
- częstotliwość uruchamiania synchronizacji
Ponadto należy ustalić zasady obowiązujące w synchronizacji:
- pierwszą, wstępną synchronizację produktów ze szczególnym uwzględnieniem cen i stanu magazynowego
- synchronizację drzewa kategorii
- co będzie unikalnym identyfikatorem występującym w obu systemach (SKU?)
- czy przesyłane będą również zdjęcia produktów
- co ewentualnie ma być wykluczone z synchronizacji (wybrane produkty, kategorie)
- sposób informowania o sprzedaży produktu systemu ERP
My przyjęliśmy, że nasz sklepie internetowy funkcjonuje produkcyjnie, ma już wprowadzone ręcznie produkty. Ponadto nadrzędny jest system ERP ponieważ w opisywanym przypadku występuje sprzedaż poza sklepem WooCommerce (sprzedaż tradycyjna offline w kilku POS oraz sprzedaż na Allegro). Synchronizacja stanów magazynowych z WooCommerce będzie wykonana dla 1000 produktów dla których synchronizujemy tylko dostępną ilość na magazynie a jeśli produktu nie ma w sklepie WooCommerce to dodajemy automatycznie nowy produkt z kartoteki ERP. Dodatkowo, zakładamy że sklep obsługuje 100 transakcji sprzedaży w miesiącu.
Sugerujemy rozważyć trzy metody integracji systemu ODL PolkaSQL ze sklepem WooCommerce.
- Dedykowana integracja z wykorzystaniem API do systemu PolkaSQL https://odl.com.pl/system/integracje
- Dedykowana integracja z wykorzystaniem API do systemu PolkaSQL https://odl.com.pl/system/integracje oraz logiką automatyzacji/synchronizacji stworzoną na platformie make.com (dawniej Integromat).
- Skorzystanie z platformy integrujących posiadających integratory do obu systemów Baselinker przy wykorzystaniu wtyczki do WooCommerce https://baselinker.com/pl-PL/integracje/woocommerce/ oraz wtyczki do ERP ODL PolkaSQL https://baselinker.com/pl-PL/integracje/odl_erp/
Porównanie funkcjonalno-techniczne metody integracji
| API | Make.com | Baselinker | |
|---|---|---|---|
| Podejście do programowania | Full Code | Low Code | No Code |
| Możliwości dostosowania do specyficznych potrzeb sklepu | Wysokie | Wysokie | Ograniczone do możliwości (zakresu integracji) przygotowanych gotowych wtyczek integrujących |
| Szybkość synchronizacji | Wysoka | Wysoka | Niska |
| Ograniczenia częstotliwości synchronizacji stanów magazynowych | Brak ograniczeń. Ograniczeniem jest wydajność serwerów, łączy. | Praktycznie brak ograniczeń. | Odstępy między synchronizacjami zależą od planu taryfowego. Bezpłatny co 8h. Co 1h lub 5min jest dodatkowo płatny |
| Ograniczenia częstotliwości synchronizacji zamówień | Brak ograniczeń. Ograniczeniem jest wydajność serwerów, łączy. | Praktycznie brak ograniczeń. | Odstępy między synchronizacjami zależą od planu taryfowego. Bezpłatny co 10 min. |
| Hosting. Dostarczenie serwera na którym będą uruchomiane moduły integrujące wraz z robotem uruchamiającym synchronizację | Po stronie Klienta/Integratora | W chmurze, po stronie Make.com | W chmurze, po stronie Baselinker’a |
| Utrzymanie platformy integracyjnej, okresowe aktualizacje, backupy | Po stronie Klienta/Integratora | Po stronie Make.com | Po stronie Baselinker’a |
Warto zaznaczyć, że system WooCommerce ma wbudowane mechanizmy webhooks dzięki, którym możliwe jest poinformowanie systemu ERP (dedykowane API lub poprzez platformę make.com) o nowej transakcji, nowym kliencie niezwłocznie po wystąpieniu danego zdarzenia. Dodatkowym benefitem stosowania webhook’ów w WooCommerce jest brak konieczności ciągłego monitorowania, synchronizacji zdarzeń co zdecydowanie oszczędza zasoby i obniża koszty integracji obu systemów. Oto lista wyzwalaczy dla których może być uruchomiony webhook w sklepie internetowym: kupon utworzony, kupon zaktualizowany, kupon usunięty, klient utworzony, klient zaktualizowany, klient usunięty, zamówienie utworzone, zamówienie zaktualizowane, zamówienie usunięte, produkt utworzony, produkt zaktualizowany, produkt usunięty, produkt przywrócony. Dodatkowo, mechanizm ten można rozbudować o własne akcje co czyni go bardzo elastycznym i uniwersalnym narzędziem wykorzystywanym w integracjach WooCommerce z systemami zewnętrznymi.
Porównanie orientacyjnych kosztów jednorazowych
| API | Make.com | Baselinker | |
|---|---|---|---|
| Koszty programistyczne | wysokie | Średnie | niskie |
| Szacunkowa estymacja | Powyżej 20.000 zł | 8.000 -10.000 zł | 5.000 zł |
Porównanie stałych kosztów miesięcznych
| API | Make.com | Baselinker | |
|---|---|---|---|
| Orientacyjne koszty platformy | od 50 zł (koszt serwera wirtualnego lub hostingu – ewentualnie na tym samym serwerze co WooCommerce) | Od 39 zł * Zobacz cennik | Od 39 zł * Zobacz cennik |
| Wtyczka WooCommerce | n.d. Integracja z wykorzystaniem bezpłatnego API WooCommerce | n.d. Integracja z wykorzystaniem bezpłatnego API WooCommerce | bezpłatna |
| Wtyczka ODL PolkaSQL | n.d Integracja z wykorzystaniem API PolkaSQL | n.d | Abonament kwartalny 570 zł Abonament roczny 2160 zł |
| Rozbudowa zakresu integracji, wdrażanie nowych funkcjonalności w przyszłości | 180 zł / h | 180 zł / h | Zależna od polityki rozwojowej Baselinker’a oraz ODL ale bezpłatna, w ramach abonamentu |
*) Cena zależna od ilości wybranych metod synchronizacji, częstotliwości oraz ilości produktów synchronizowanych.
Podsumowanie
Oczywistym jest, że tworzenie dedykowanej (customowej) integracji z wykorzystaniem API daje właścicielowi sklepu WooCommerce największe możliwości oraz pozbyte jest ograniczeń ilościowych (ilość produktów, ilość transakcji, częstotliwość synchronizacji – jedynym ograniczeniem jest przepustowość łączy oraz wydajność serwera). Niemniej to najdroższe rozwiązanie również w jego późniejszym utrzymaniu. Dlatego jest wybierane przez większe sklepy internetowe. Z kolei Baselinker naszym zdaniem jest mocno ograniczony pod względem funkcjonalnym a podstawowy plan taryfowy często, dla wielu sklepów będzie zupełnie nie wystarczający. Patrząc na cennik Baselinkera wydawać by się mogło, że cena jest niska ale w przypadku kiedy będziemy chcieli zwiększyć częstotliwość synchronizacji pojawią się dodatkowe koszty. Dlatego, naszym zdaniem w omawianym przypadku najlepszą opcją jest skorzystanie z platformy make.com przy pomocy której zintegrujemy oba systemu WooCommerce z ERP. Stosunek ceny do możliwości, wysoka elastyczność, łatwość rozbudowy jest najlepsza.
Warto zaznaczyć, że nasza firma posiada duże doświadczenie z budowy rozwiązań integracyjnych z wykorzystaniem platformy make.com dzięki czemu potrafimy dla naszych klientów sprytnie obchodzić ograniczenia ilościowe jakie mogą pojawić się przy częstej synchronizacji stanów magazynowych z dużą ilością produktów (więcej o podejściu tworzenia oprogramowania low-code / no-code znajdziesz na stronie htm.pl). Często proponujemy naszym klientom wariant hybrydowy tj. częściowe wykorzystanie platformy make.com z dedykowaną integracją.
Zapraszamy do współpracy nad integracją Twojego sklepu WooCommerce! Dowiedz się więcej o możliwościach integracji WooCommerce.
