Obsługa zamówień w sklepie internetowym

Proces obsługi zamówień w sklepie internetowym może różnić się w zależności od specyfiki danego sklepu, ale ogólnie składa się z kilku głównych etapów. Typowy przebieg procesu obsługi zamówień wygląda mniej więcej następująco:

Otrzymanie zamówienia: Kiedy klient składa zamówienie w sklepie internetowym, dane o transakcji (produkty, ilość, dane osobowe, adres dostawy, itp.) zostają przekazane do systemu sklepu.
Weryfikacja zamówienia: Sklep zazwyczaj przeprowadza wstępną weryfikację zamówienia. Sprawdza, czy zamówione produkty są dostępne w magazynie, czy dane klienta są poprawne, czy płatność została dokonana i czy spełnione są warunki promocji lub rabatów.
Potwierdzenie zamówienia: Po zweryfikowaniu zamówienia, klient otrzymuje potwierdzenie złożenia zamówienia wraz z numerem referencyjnym. Często dostaje też podsumowanie swojego zamówienia oraz informacje o dalszych krokach.
Przygotowanie zamówienia: Pracownicy sklepu przygotowują zamówienie do wysyłki. Proces ten może obejmować kompletowanie produktów z magazynu, pakowanie zamówienia, wstawienie faktury, ewentualnie dołączenie próbek lub ulotek promocyjnych.

proces obsługi zamówień sklepu internetowego

Wysyłka: Po przygotowaniu paczki, zamówienie jest przekazywane firmie kurierskiej lub poczcie w celu dostarczenia do klienta. Klient otrzymuje informację o wysyłce, w tym numer śledzenia paczki, jeśli jest dostępny.
Dostawa: Zamówienie jest dostarczane do klienta na podany przez niego adres. Klient odbiera paczkę, a w niektórych przypadkach może być wymagane podpisanie potwierdzenia odbioru.
Obsługa zwrotów i reklamacji: Jeśli klient jest niezadowolony z zamówionego towaru, może wystąpić o zwrot lub reklamację. Sklep powinien mieć procedury obsługi zwrotów i reklamacji, w których klient może zgłosić problem, a sklep zajmuje się rozpatrzeniem sprawy i oferuje odpowiednie rozwiązanie.
Obsługa płatności i rozliczenia: Sklep internetowy obsługuje płatności od klientów, zarówno w przypadku zamówień opłaconych online jak i za pobraniem. Sklep dba o bezpieczeństwo danych klientów podczas transakcji.
Obsługa klienta: W trakcie całego procesu obsługi zamówienia, sklep powinien oferować wsparcie klientom w przypadku pytań, problemów lub wątpliwości. Obsługa klienta może być realizowana poprzez różne kanały, takie jak e-mail, czat online, czy infolinia.

Proces obsługi zamówień ma na celu zapewnienie klientom pozytywnej i satysfakcjonującej interakcji z sklepem internetowym, od momentu składania zamówienia, aż po dostarczenie zamówionych produktów. Odpowiednie zarządzanie i efektywne wdrażanie tych kroków są kluczowe dla sukcesu sklepu i budowania pozytywnego wizerunku w oczach klientów.

Integracja systemu sklepowego opartego na CMS WordPress z innymi zewnętrznymi rozwiązaniami i platformami może znacznie zautomatyzować proces obsługi zamówień, usprawnić działanie sklepu i zwiększyć wydajność pracy. Oto kilka przykładów, jakie możliwości automatyzacji można uzyskać poprzez integrację:

Integracja z systemem płatności: Pozwala klientom dokonywać płatności za zamówienia online w sposób bezpieczny i automatyczny. Integracja z popularnymi bramkami płatności, takimi jak Przelewy24, BlueMedia, PayU, pozwala na płynne i szybkie przetwarzanie transakcji.
Integracja z systemem zarządzania magazynem: Umożliwia automatyczne aktualizowanie stanu magazynowego po złożeniu zamówienia. Kiedy klient kupi produkt, system automatycznie odjęcie ilość produktu z magazynu, co pomaga uniknąć problemów z niedostępnością towaru.
Integracja z firmami kurierskimi: Ułatwia generowanie etykiet przewozowych i umożliwia automatyczne przesyłanie danych o zamówieniu do firmy kurierskiej, co przyspiesza proces wysyłki i śledzenia przesyłek.

Automatyczne powiadomienia dla klientów: Po złożeniu zamówienia, system może automatycznie wysyłać powiadomienia e-mailowe lub SMS-owe z potwierdzeniem zamówienia, informacjami o przesyłce i numerem śledzenia.
Integracja z systemem obsługi zwrotów i reklamacji: Pomaga w efektywnym rozpatrywaniu żądań zwrotów i reklamacji oraz umożliwia automatyczne generowanie etykiet zwrotu i przetwarzanie zwrotów.
Integracja z systemem CRM (Customer Relationship Management): Dzięki temu można lepiej zarządzać danymi klientów, śledzić ich aktywność, preferencje i historię zakupów. Pozwala to na lepsze personalizowanie oferty i oferowanie dopasowanych promocji.

Integracja z narzędziami do marketingu: Pozwala na automatyczne generowanie kampanii e-mailowych, promocji, czy akcji lojalnościowych, które skierowane są do odpowiednich grup klientów na podstawie ich zachowań zakupowych.
Integracja z systemem analizy danych: Umożliwia monitorowanie kluczowych wskaźników sprzedaży, konwersji, ruchu na stronie oraz ocenę efektywności kampanii marketingowych.

Integracje te pomagają w zwiększeniu automatyzacji procesu obsługi zamówień, minimalizacji interwencji ręcznych oraz w usprawnieniu obsługi klienta. Jednocześnie pozwalają na skoncentrowanie się na strategicznych aspektach prowadzenia sklepu internetowego. Warto pamiętać, że przy wyborze odpowiednich rozwiązań i integracji, istotne jest bezpieczeństwo danych klientów i zgodność z przepisami o ochronie danych osobowych (np. RODO).

Podsumowując, proces obsługi zamówień w sklepie internetowym obejmuje weryfikację zamówienia, potwierdzenie, przygotowanie i wysyłkę produktów. Integracja systemu CMS WordPress z rozwiązaniami zewnętrznymi umożliwia automatyzację procesu. Dzięki integracji z systemem płatności, zarządzaniem magazynem i firmami kurierskimi, można szybko i bezpiecznie przetwarzać transakcje, aktualizować stan magazynowy oraz śledzić przesyłki. Automatyczne powiadomienia dla klientów, integracja z obsługą zwrotów, CRM i narzędziami marketingowymi pomagają zwiększyć efektywność, personalizować oferty i usprawnić obsługę klienta.

Porozmawiajmy o automatyzacjach i integracjach w Twoim serwisie WordPress

Kontakt w ciągu 24h
W 100% darmowa wycena
10 lat doświadczenia

Drogi Kliencie i Użytkowniku!

Troszczymy się o Twoją prywatność i bezpieczeństwo. Cieszymy się, że korzystasz z naszych usług i serwisów. Chcielibyśmy zapewnić cię, że szanujemy Twoją prywatność w związku z czym udostępniamy niniejszą politykę przetwarzania danych osobowych (polityka prywatności), abyś wiedział w jakim zakresie Twoje dane osobowe są przetwarzane, w tym mógł samodzielnie, świadomie i swobodnie decydować o tym, czy skorzystasz z naszych usług lub serwisów.

Informacje wstępne
Polityka Prywatności Globalmedia jest zbiorem wszystkich naszych ogólnodostępnych polityk związanych z przetwarzaniem danych osobowych. Za każdym razem kiedy w tej Polityce używamy określenia Serwis to rozumiemy stronę internetową dostępną pod adresem https://www.globalmedia.com.pl

Przepisy prawa o ochronie danych osobowych
Polityka Prywatności Globalmedia odnosi się do rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) ((Dz.Urz.UE.L Nr 119, str. 1) – zwane inaczej „RODO” ( stosowane od 25.05.2018 r. wraz z nowymi przepisami krajowymi).

Kto jest administratorem danych
Administratorem danych jest firma Globalmedia, 05-120 Legionowo, ul. Piłsudskiego 31 lok. 338, NIP:547-158-98-51, REGON: 072362661 zwanej dalej w treści Globalmedia. Informacje kontaktowe do naszej firmy znajdziesz pod tym linkiem https://www.globalmedia.com.pl/kontakt

Dane kontaktowe
We wszystkich sprawach związanych z Twoimi danymi osobowymi możesz skontaktować się administratorem poprzez adres e-mail: [email protected].

Zasady przetwarzania Twoich danych osobowych
W ramach przetwarzania danych osobowych przykładamy wagę do tego, aby dane te były przetwarzane w sposób bezpieczny, rzetelny, zgodny z prawem oraz przejrzysty dla Użytkownika. Poniżej przedstawiamy najważniejsze zasady, jakimi się kierujemy:

Zbieramy dane osobowe jedynie w minimalnym zakresie, niezbędnym do realizacji celów, dla których są zbierane.
Cele zbierania danych osobowych Użytkowników są jasno określone, mające oparcie w przepisach prawa – nie przetwarzamy danych w sposób niezgodny z tymi celami.
Dbamy o aktualność i poprawność danych osobowych Użytkowników i niezwłocznie reagujemy na każde wnioski przysługujące podmiotom danych.
Chronimy dane osobowe Użytkowników przed utratą, dostępem osób niepowołanych, przypadkową utratą lub zmianą oraz innymi bezprawnymi formami przetwarzania.
Jeżeli dane osobowe są udostępniane innym podmiotom, następuje to w sposób bezpieczny, umownie zabezpieczony oraz zgodny z obowiązującymi przepisami prawa.

Prawa Klientów i Użytkowników w związku z przetwarzaniem danych osobowych
Globalmedia realizuje prawa klientów, użytkowników związane z przetwarzaniem ich danych osobowych. Prawa te wynikają z obowiązujących przepisów prawa w zakresie danych osobowych, w szczególności RODO (art. 16-21). Klient, Użytkownik ma prawo do:

Prawo dostępu do danych: masz prawo do otrzymania od nas potwierdzenia czy Twoje dane osobowe są przetwarzane przez nas i w jaki sposób.
Prawo do sprostowania nieaktualnych lub niedokładnych danych osobowych, a także prawo do ich uzupełnienia w przypadku, gdy są niekompletne.
Prawo do sprzeciwu wobec przetwarzania Twoich danych osobowych. W razie Twojego sprzeciwu, będziemy musieli zaprzestać przetwarzania Twoich danych, chyba, że istnieją istotne, uzasadnione podstawy przetwarzania, które to obiektywnie powinny mieć pierwszeństwo nad Twoją niedogodnością lub polegają na obronie naszych roszczeń (np. w postępowaniu sądowym).
Prawo do usunięcia danych osobowych („prawo do bycia zapomnianym”) polega co do zasady na żądaniu od administratora niezwłocznego usunięcia dotyczących jej danych osobowych.
Prawo do ograniczenia przetwarzania danych osobowych.
Prawo do przenoszenia danych: masz prawo do otrzymania kopii danych osobowych, które nam dostarczyłeś jeśli przetwarzanie odbywa się w oparciu o Twoją zgodę lub na podstawie umowy, oraz w sposób zautomatyzowany.
Prawo do złożenia skargi do organu nadzorczego – Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.

Wszelkie wnioski dotyczące przetwarzanych danych osobowych, w tym przysługujących Tobie praw, możesz przesłać mailowo na adres: [email protected]. Twoje wnioski zostaną spełnione bez zbędnej zwłoki, nie później jednak niż w ciągu miesiąca po jego otrzymaniu. Termin ten może ulec przedłużeniu z uwagi na skomplikowany charakter żądania lub liczbę żądań, o kolejne dwa miesiące, o czym zostaniesz poinformowany.

Na jakiej podstawie przetwarzamy Twoje dane
Wszelkie zbierane przez nas dane przetwarzamy zgodnie z celem, w jakim zostały one zebrane oraz na podstawie właściwych przepisów prawa. Podstawą uprawniającą nas do przetwarzania Twoich danych osobowych może być:

twoja zgoda;
zawarta między nami umowa;
obowiązek prawny;
prawnie uzasadniony interes realizowany przez nas lub przez osobę trzecią.

Jak i skąd zbieramy dane osobowe
Korzystanie z naszych usług lub Serwisów może wiązać się z przekazaniem nam Twoich danych osobowych. Dane to pozyskujemy z następujących źrodeł:

Dane zbierane podczas kontaktu z nami za pomocą formularzy kontaktowych dostępnych w Serwisach. W przypadku kiedy wybierzesz, kontakt z nami za pomocą formularza kontaktowego w naszych Serwisiach, będziemy przetwarzać następujące Twoje dane (wszystkie lub wybrane): Imię i nazwisko, numer telefonu kontaktowego, adres e-mail, adres IP.
Dane zbierane podczas składania zamówienia na produkty fizyczne, elektroniczne lub usługi poprzez nasze Serwisy. Dla zakupów internetowych realizowanych za pomocą naszych Serwisów będziemy przetwarzać następujące Twoje dane (wszystkie lub wybrane): Nazwa firmy, kod pocztowy, miasto, adres, imię i nazwisko, numer telefonu kontaktowego, adres e-mail, adres IP, NIP.
Dane zbierane podczas rejestracji do newslettera. W tym przypadku będziemy przetwarzać Twój adres e-mail.
Dane zbierane podczas kontaktu z nami za pomocą komunikatora tekstowego lub jego formularza (tawk.to). W przypadku kiedy wybierzesz, kontakt z nami za pomocą tego kanału, będziemy przetwarzać następujące Twoje dane (wszystkie lub wybrane): Nazwę, adres e-mail, adres IP.
Dane zbierane w sposób automatyczny. Podczas Twojej wizyty na naszych Serwisie gromadzimy także dane zawarte w logach systemowych i wykorzystujemy je przede wszystkich w celach technicznych związanych z administracją naszych serwerów oraz do celów analitycznych. Prowadzone statystyki pozwalają nam przede wszystkim na analizę korzystania z funkcjonalności dostarczanych przez nasze Serwis. W logach systemowych gromadzone są informacje o adresach IP (numer interfejsu sieciowego), jednakże dane te nie pozwalają nam na jednoznaczne zidentyfikowanie użytkownika (wskazanie konkretnej osoby fizycznej korzystającej z komputera czy innego urządzenia podłączonego do Internetu).
Pozostałe źródła pochodzenia danych. Gdy kontaktujesz się z nami celem dokonania różnych czynności lub uzyskania informacji telefonicznie lub mailowo to w niektórych przypadkach zapisujemy Twój adres e-mail, numer telefonu, imię, nazwisko, nazwę firmy. Wymienione dane będziemy przetwarzać w celu realizacji żądanych przez Ciebie czynności lub w celu przekazania Ci informacji, o które poprosisz – w zależności od tego, która sytuacja ma miejsce.

Komu będziemy udostępniać Twoje dane osobowe
W niektórych sytuacjach przekazujemy Twoje dane osobowe podmiotom trzecim. Odbiorcami Twoich danych są:

nasi upoważnieni pracownicy i współpracownicy, którym, Twoje dane osobowe będą ujawniane po to, by mogli oni wykonać swoje obowiązki;
podmioty, którym zlecamy wykonywanie usług związanych z przetwarzaniem danych osobowych (przetwarzający), będą to np. podmioty świadczące usługi analityczne;
organy publiczne, w tym Policja, organy ścigania, w związku z prowadzonymi przez nie postępowaniami.

Bezpieczeństwo przetwarzania danych osobowych
Globalmedia podejmuje techniczne i organizacyjne środki służące ochronie danych osobowych przed bezprawnym czy nieautoryzowanym dostępem lub wykorzystaniem, jak również przed przypadkowym ich zniszczeniem, utratą lub naruszeniem integralności. Zasada zapewnienia bezpieczeństwa przyświecała nam podczas projektowania infrastruktury IT, projektowania standardów i praktyki biznesowej. Nasze procedury bezpieczeństwa obejmują w szczególności: zabezpieczenie dostępu, system kopii zapasowych, monitowanie, przegląd i utrzymanie, zarządzanie incydentami bezpieczeństwa.

poufności – będziemy chronić dane przed przypadkowym ujawnieniem osobom trzecim,
integralności – będziemy chronić dane przed nieuprawnioną modyfikacją,
dostępności – będziemy zapewniać dostęp upoważnionych osób do Twoich danych, jeżeli wystąpi taka potrzeba.

Twoje dane osobowe mogą być przetwarzane przez osoby trzecie jedynie w przypadku, gdy taki podmiot zobowiąże się do zapewnienia właściwych technicznych i organizacyjnych środków gwarantujących zapewnienie bezpieczeństwa przetwarzania danych osobowych, jak również do zachowania poufności tych danych. Z wszystkimi podwykonawcami przetwarzającymi powierzone dane mamy aktywne umowy powierzenia przetwarzania danych osobowych.

Okres przechowywania Twoich danych osobowych
Okres przechowywania danych powiązany jest z celami i podstawami przetwarzania. Jeśli w związku z korzystaniem z naszych usług nabędziesz od nas za opłatą towar lub usługę, wówczas będziemy przetwarzać Twoje ujawnione na fakturze dane przez okres 6 lat z uwagi na przepisy prawa podatkowego. W pozostałym zakresie, za wyjątkiem danych z plików cookies, będziemy przetwarzać Twoje dane do czasu cofnięcia Twojej zgody lub do czasu wyrażenia sprzeciwu, nie dłużej jednak niż przez okres 6 lat od czasu ostatniej aktywności. Informacje wynikające plików cookies będą przechowywane w przeglądarce Twego urządzenia końcowego przez okres do 2 lat. Możesz także w każdej chwili skasować je samodzielnie, korzystając z ustawień przeglądarki internetowej. Po upływie wskazanych okresów czasu Twoje dane osobowe zostaną usunięte lub zanonimizowane.

Profilowanie
Nie używamy profilowania.

Polityka Cookie
Nasz Serwis wykorzystuje pliki Cookie.

Do czego wykorzystyjemy Cookie

Do celów analitycznych. Informacje te pozwalają nam na przykład na udoskonalenie oferowanych przez nas usług, podejmowanie decyzji dotyczących rozwoju naszej oferty oraz wybór optymalnej formy reklamy. Pliki typu Cookies wykorzystywane są do celów generowania statystyk oglądalności strony oraz dla zapewnienia wygody podczas przeglądania strony.
Do zapewnienia określonej funkcjonalności Serwisu. Przykładowo zapisujemy Twoją zgodę na wykorzystanie przez nas plików Cookie aby nie pytać cię przy każdej kolejnej wizycie o to samo.
Dla Twojej wygody korzystania z naszego serwisu. Przykładowo aby strona wyświetlała się szybciej w zależności od kraju w którym znajduje się użytkownik wykorzystujemy sieć CDN (Content Delivery Network).
Do zabezpieczenia naszych serwisów przed atakami cyberprzestępców.

Jak informujemy o wykorzystywaniu plików Cookie
Odwiedzając nasz Serwis po raz pierwszy informujemy Cię w stopce strony, że korzystanie z Serwisu bez zmiany ustawień dotyczących cookies w przeglądarce internetowej oznacza, że będą one zamieszczane na Państwa urządzeniu końcowym.

Własne pliki Cookie

Plików Cookies wykorzystywane przez nasze Serwis będą przechowywane w przeglądarce urządzenia użytkownika końcowego nie dłużej niż przez okres do 2 lat.

Cookie podmiotów trzecich
W naszym Serwisie używamy następujących narzędzi działających w oparciu o pliki Cookie:

Google Analitycs oraz Google reCapatcha oraz Google Youtube – usługi te są, dostarczane przez firmę Google Ireland Limited („Google”), firmę zarejestrowaną i działającą zgodnie z prawem irlandzkim (numer rejestracyjny: 368047), z siedzibą pod adresem Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irlandia. Informujemy, że możesz zapobiec zapisywaniu danych, które zostały pozyskane przy pomocy Cookie oraz danych związanych z korzystaniem ze strony internetowej przez Google, jak również zapobiec przetwarzaniu takich danych przez Google poprzez pobranie i zainstalowanie dostępnej pod następującym linkiem wtyczki przeglądarki: https://tools.google.com/dlpage/gaoptout?hl=pl. Plików Cookies będą przechowywane w przeglądarce urządzenia użytkownika końcowego, w zależności o pliku Cookie stosowanego przez Google przez okres do 2 lat. Szczegółowe informacje jak Google wykorzystuje pliki google dostępne są pod adresem https://policies.google.com/technologies/cookies?hl=pl a ich polityka prywatności dostępna jest pod adresem https://policies.google.com/privacy?hl=pl
Cloudflare usługa jest świadczona przez firmę Cloudflare, Inc. 101 Townsend St, San Francisco, CA 94107, USA, Data Protection Officer [email protected]. Pliki cookie używane są do identyfikowania zaufanego ruchu do naszego serwisu oraz do działania usługi CDN (Content Delivery Network). Pliku Cookie stosowanego przez Cloudflare są przechowywane przez okres 1 roku. Ich polityka prywatności znajduje się pod adresem: https://www.cloudflare.com/trust-hub/gdpr/
Tawk.to – usługa jest świadczona przez firmę tawk.to inc., 187 East Warm Springs Rd, SB119 , Las Vegas, NV, 89119. Pliki cookie używane są do działania usługi chatu tekstowego z formularzem kontaktowym. Pliku Cookie stosowanego przez tawk.to są przechowywane przez okres do 2 lat.
Na wybranych podstronach, korzystamy z usługi Hotjar, aby lepiej zrozumieć potrzeby naszych użytkowników oraz zoptymalizować tę usługę i doświadczenie. Hotjar to usługa technologiczna, która pomaga nam lepiej zrozumieć działania naszych użytkowników (np. ile czasu spędzają na jakich stronach, które linki wybierają klikać, co użytkownicy robią, a czego nie lubią itp.), co umożliwia nam budowanie i utrzymywanie naszej usługi w oparciu o opinie użytkowników. Hotjar wykorzystuje pliki cookie i inne technologie do zbierania danych o zachowaniu naszych użytkowników i ich urządzeniach. Obejmuje to adres IP urządzenia (przetwarzany podczas Twojej sesji i przechowywany w formie uniemożliwiającej identyfikację), rozmiar ekranu urządzenia, typ urządzenia (unikalne identyfikatory urządzenia), informacje o przeglądarce, położenie geograficzne (tylko kraj) oraz preferowany język używany do wyświetlania naszej strony internetowej. Hotjar przechowuje te informacje w naszym imieniu w pseudonimizowanym profilu użytkownika. Ich polityka znajduje się pod adresem: https://contentsquare.com/privacy-policy/

Za pliki Cookie tworzone przez narzedzia podmiotów trzecich firma Globalmedia nie ponosi odpowiedzialności i nie ma na nie żadnego wpływu.

Wyłączenie polików Cookies na swoim komputerze
Jako użytkownik możesz w każdej chwili skasować i zarządzać plikami Cookie samodzielnie, korzystając z ustawień przeglądarki internetowej. Prosimy zapoznać się z informacjami dostępnymi na witrynie producenta używanej przez Państwa przeglądarki internetowej. Oto najpopularniejsze z nich:

Zmiany w polityce
Globalmedia zastrzega sobie prawo do wprowadzania zmian w niniejszej polityce, co może wynikać z potrzeby dostosowania do zmian w przepisach prawa czy obowiązujących standardów prywatności, czy też rozszerzenia naszej oferty. W związku z tym o wszelkich zmianach Globalmedia będzie informowała stosownym komunikatem na swojej stronie internetowej.

Więcej informacji o plikach Cookie
Więcej szczegółowych informacji o plikach Cookie znajdziesz pod następującymi adresami

Odnośniki do innych stron
Serwis zawiera odnośniki do innych stron WWW. Nie ponosimy odpowiedzialności za zasady zachowania prywatności obowiązujące na tych stronach. Sugerujemy aby po przejściu na inne strony, zapoznać się z polityką prywatności danej strony.